نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة هو وثيقة قصيرة وموجزة تقدم ملخص للمعلومات الأساسية والحقائق الرئيسية حول قضية، مشروع، حدث، أو قرار معين، تهدف إلى تزويد القارئ بفهم سريع وشامل للموضوع دون الخوض في تفاصيل مطولة وغالبا ما تتضمن المذكرة توصيات أو خيارات للعمل بناء على المعلومات المقدمة وتتميز بالإيجاز والوضوح والتركيز على النقاط الهامة.
نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة
يعتبر هذا النموذج هو طريقك المختصر نحو المعرفة والتوجيه لهذه الأسباب:
- تبرز مذكرة الإحاطة Briefing Note في عالم الأعمال والإدارة كأداة اتصال حيوية لنقل المعلومات الأساسية والموجزة حول موضوع معين إلى شخص أو مجموعة من الأشخاص لاتخاذ قرار.
- كما يمكن من خلالها أيضا الحصول على علم بالمستجدات أو توفير خلفية ضرورية لفهم سياق معين.
- يساعد هذا النموذج على تذكر جميع الأقسام والمعلومات الضرورية التي يجب أن تتضمنها المذكرة.
- يعمل النموذج كدليل إرشادي يساعد الكاتب على تنظيم أفكاره وتقديم المعلومات بشكل منطقي ومختصر.
- يضمن استخدام نموذج موحد اتساق شكل ومضمون مذكرات الإحاطة داخل المؤسسة، مما يسهل قراءتها وفهمها.
- من خلال فهم أنواع مذكرات الإحاطة وأسباب كتابتها والعناصر الأساسية التي تتضمنها، يمكن للمحترفين استخدام هذه الأداة بفعالية لتعزيز التواصل واتخاذ القرارات المستنيرة.
المملكة العربية السعودية
إدارة مستشفى ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى: …………………..
من: …………………..
الموضوع: مذكرة إحاطة.
التاريخ: …../…../…..
نطلعكم أن العينة التي تم تسليمها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. من الأدوات الطبية قد تم قبولها والموافقة عليها؛ فقد تمت مطابقتها مع المعايير الخاصة بالسلامة المتفق عليها.
وننوه أن جزءًا من المعدات الطبية الخاصة بقسم المختبرات فقط خالفت المواصفات المتفق عليها في: النقاط والجوانب التالية:……………………………………………..
وبعد فحصها والتدقيق فيها تأكد أنها بالفعل غير مطابقة لمعايير الجودة المهنية التي يشترطها المستشفى ووزارة الصحة.
ونرفع لسيادتكم هذه المذكرة كي تكونوا على اطلاع بهذا الوضع، وتقوموا بإرجاع هذه الطلبية واستبدالها بالمعدات المناسبة التي يحتاج لها قسم المختبرات في المشفى.
ومن أجل تجنب تأخر سير العمل في القسم ننوه لكم بأن المعدات المطلوبة سنوضحها في هذه النقاط مرفقة مع نوعية المعدات ورقم موديلها:
……….
……….
………
……..ونحتاج هذه المعدات في القريب العاجل من أجل تجاوز العجز الحاصل في هذا القسم، مع العلم أنه بفضل الله قد تم تغطية العجز الموجود في بقية الأقسام في المشفى.
وفي هذه المذكرة نرفق بالطلبيات التي يحتاجها المشفى في الفترة القادمة من أجل أن تعملوا على توفيرها مبكرًا، ولا يحصل ما حصل في هذه المرة من العجز وتعطيل العمل.
ولأننا جميعًا نحرص على مصلحة العمل، فإننا بدورنا في قسم الموارد البشرية نقدم مذكرة الإحاطة هذه مع خالص أمنياتنا بالتفاعل الإيجابي من قبلكم.
وإننا نطمح إلى التعاون المنتظر منكم كي تسير الأمور على الوضع الصحيح الذي يجعل العمل في المشفى منضبطًا بشكل صحيح.
أما عن الطلبية الخاصة بقسم المختبرات فبالإمكان أن نصمد في القسم بدونها خلال مدة لا تتجاوز الأسبوع الواحد، ولا بد من توفيرها على وجه السرعة كي نتجاوز هذه الأزمة على خير.
مقدم المذكرة: قسم الموارد البشرية في المستشفى.
توقيع رئيس القسم: ………………….
تحميل WORD
تحميل PDF
تحميل DOC
أسباب كتابة نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة
تتعدد الأسباب التي تستدعي كتابة مذكرة إحاطة، ومن أبرزها:
- تزويد المسؤولين التنفيذيين بملخص سريع لتمكينهم من فهم القضايا الهامة واتخاذ القرارات المستنيرة بكفاءة.
- إعداد القادة للاجتماعات أو العروض التقديمية لتوفير خلفية ضرورية حول الموضوعات التي ستتم مناقشتها.
- تحديث الفريق بالمستجدات لاطلاع أعضاء الفريق على آخر التطورات في مشروع أو قضية معينة.
- تقديم توصيات أو خيارات للعمل لعرض تحليلات موجزة واقتراح خطوات عملية.
- توفير معلومات أساسية لاتخاذ قرار لتقديم الحقائق والتحليلات اللازمة لتقييم الخيارات المتاحة.
- شرح سياق معين أو قضية معقدة لتبسيط المعلومات وتقديمها بشكل سهل الفهم.
- توثيق المعلومات الأساسية لتسجيل الحقائق الرئيسية والقرارات المتخذة بشكل موجز.
أنواع نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة
تتنوع مذكرات الإحاطة حسب الغرض منها والجمهور المستهدف، ومن أبرز أنواعها:
- مذكرة إحاطة لاتخاذ قرار والتي تقدم معلومات وتحليلات وخيارات وتوصيات لمساعدة متخذ القرار على اختيار المسار الأفضل.
- مذكرة إحاطة إعلامية والتي تهدف إلى إطلاع القارئ على الحقائق الأساسية والمستجدات حول موضوع معين.
- مذكرة إحاطة موجزة وهي تقدم ملخص شديد الإيجاز لأهم النقاط والمعلومات الرئيسية للمسؤولين التنفيذيين المشغولين.
- مذكرة إحاطة حول قضية والتي تركز على تحليل قضية معينة، وتحديد جوانبها المختلفة، وتقديم خلفية شاملة عنها.
- مذكرة إحاطة حول مشروع والتي تقدم ملخص لتقدم مشروع معين، وأهم المراحل المنجزة، والتحديات القادمة.
عناصر نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة
يمكن أن يشتمل النموذج الجاهز لمذكرة الإحاطة على الأقسام التالية:
- عنوان المذكرة والذي يجب أن يكون واضح ومختصر ويعكس موضوع المذكرة.
- تاريخ إعداد المذكرة.
- اسم الشخص أو القسم الذي أعد المذكرة.
- اسم الشخص أو المجموعة المستهدفة من المذكرة.
- إعادة ذكر موضوع المذكرة بإيجاز.
- مقدمة موجزة تتضمن ملخص لأهم النقاط والاستنتاجات والتوصيات.
- الخلفية وهي تتضمن معلومات أساسية وسياق حول الموضوع.
- النقاط الرئيسية والتي تحتوي على عرض مفصل للحقائق والتحليلات الهامة.
- اقتراحات محددة للعمل بناءً على المعلومات المقدمة.
- الإجراءات المقترحة للمتابعة.
- قائمة بالمستندات المرفقة.
- اسم وتوقيع الشخص الذي أعد المذكرة.
بهذا يمكننا أن نعتبر أن نموذج مذكرة الإحاطة جاهزة بمثابة أداة اتصال قوية وفعالة في البيئات المهنية المختلفة، ولذلك فإن وجود نموذج جاهز لهذه المذكرة يسهل عملية إعدادها ويضمن تقديم المعلومات الأساسية بشكل موجز وواضح ومنظم.
